Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Acequilabs Ltda, de ahora en adelante (Acequilabs) considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Acequilabs con domicilio en la carrera 93B # 132B-35, Bogotá – Colombia, identificado con NIT 900.152.693-0.  Correo electrónico: info@acequilabs.com.co.

3. DEFINICIONES 

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará el Acequilabs será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

4.1 Clientes y usuarios:
  1. Facilitar el acceso a los servicios ofrecidos por Acequilabs, específicamente enviar y comunicar el boletín de información, publicaciones, invitaciones a eventos presenciales, invitaciones a participar en estudios y encuestas cuyos resultados serán publicados y/o cualquier producto, publicación o evento elaborados, realizados, organizados y/o patrocinadas por Acequilabs;
  2. Registrar, acreditar, consolidar, organizar, actualizar, procesar, investigar, capacitar, reportar, planear, mejorar, analizar, tramitar y seguimiento, entre otras actividades comerciales y educativas de la publicidad y comunicaciones enviadas por Acequilabs.
  3. Desarrollo de propuestas de servicios y productos ofrecidos por Acequilabs.
  4. Realización y ejecución de contratos celebrados con Acequilabs y terceros.
  5. Servicio al cliente y mercadeo.
  6. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de productos y servicios prestados por Acequilabs, administración, seguridad o atención, así como para la implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y promociones.
  7. Realizar transmisión y/o transferencia de los datos personales para la operación y presentación de los productos y servicios prestados por Acequilabs.
4.2 Datos Personales de Proveedores, Contratistas, Prestadores de Servicios, Colaboradores, Practicantes y/o Voluntarios
  1. Realizar procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores, contratistas, prestadores de servicios, colaboradores, practicantes y/o voluntarios.
  2. Realizar consignaciones y pagos por servicios prestados por proveedores, contratistas, prestadores de servicios, colaboradores, practicantes y/o voluntarios.
  3. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de productos y servicios prestados por Acequilabs, administración, seguridad o atención, así como para la implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y promociones.
  4. Realizar transmisión y/o transferencia de los datos personales para la operación y presentación de los productos y servicios prestados por Acequilabs.
4.3 Datos Personales de Participantes en Procesos de Selección y Empleados
  1. Realizar proceso de selección, vinculación y desvinculación de personal.
  2. Celebrar el contrato de trabajo correspondiente entre el Titular y el personal en caso de ser escogido.
  3. Celebrar el contrato de trabajo correspondiente entre el Titular y Acequilabs.
  4. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de Acequilabs, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social y pago de aportes afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, certificados de ingresos y retenciones, certificados laborales solicitados por el Titular, y/o cualquier información requerida por una entidad o autoridad nacional que requiera Datos Personales, conforme con la normas vigentes.
  5. Realizar los pagos de nómina en la cuenta bancaria que señale el Titular.
  6. De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con Acequilabs.
  7. Para notificar a familiares en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de Acequilabs.

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al Ministerio de Educación Nacional que hayan sido objeto de tratamiento.

b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

d. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Acequilabs en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

f. Identificar al responsable en Acequilabs que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

g. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012

7. Obligaciones de Acequilabs cuando actúe como Responsable o Fuente del Tratamiento de Datos Personales
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado o Operador del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado u Operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado u Operador del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado u Operador del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado u Operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado u Operador del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado u Operador del Tratamiento.
  15. Certificar, semestralmente al Encargado u Operador del Tratamiento, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la presente ley
  16. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  17. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
 
8. Obligaciones de Acequilabs cuando actúe como Encargado u Operador del Tratamiento de Datos Personales
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
El Área de comunicaciones – correo electrónico info@acequilabs.com.co de Acequilabs será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por Acequilabs.
10. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular
10.1 Procedimiento para acceso y consulta
El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 6 de la presente Política, podrán acceder y consultar los Datos Personales que repose en las bases de datos de Acequilabs, para lo cual deberán formular la correspondiente petición por escrito y enviarla al correo electrónico admin@aceqlaboratorios.com.co o a la Carrera 92 # 162 – 40, int. 15 oficina 4057, en Bogotá D.C. Colombia.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo
El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el punto 6 de la presente Política, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Aceq Laboratorios debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentan un reclamo ante Aceq Laboratorios, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:
  1. El reclamo se formulará mediante petición por escrito y enviarla al correo electrónico info@acequilabs.com.co  o a la Carrera 93B # 132B – 35, en Bogotá D.C. Colombia.
          La solicitud debe contener la siguiente información:
          i. La identificación del Titular.
          ii. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
          iii. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
          iv. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
          v. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
          vi. Los documentos que se quiera hacer valer.
          vii. Firma, número de identificación y huella.
  1. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, Acequilabs requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  3. Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. Seguridad de la Información.
En desarrollo del principio de seguridad, Acequilabs ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y Acequilabs no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, Acequilabs no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
Ningún cliente y/o usuario de los servicios prestados por Acequilabs podrá recolectar Datos Personales sobre otros usuarios y/o clientes con fines comerciales o contrarios a la ley. Queda prohibida la utilización de cualesquiera medios automáticos, de arañas, robots, rastreadores, herramientas de ataque a datos, o similares para descargar información del sitio web acequilabs.com.co.
12. Requerimientos de autoridades competentes
Acequilabs cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes en materia de protección de la propiedad industrial, derechos de autor, protección de datos personales, prevención del fraude y otras materias. Los Titulares de Datos Personales autorizan expresamente a Acequilabs a suministrar cualquier información personal sobre ellos con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, y con el fin de cooperar con ellas en la medida en que discrecionalmente se entienda necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito, infracción de las normas del Estatuto del Consumidor, infracción de derechos de propiedad intelectual, violación de Datos Personales, u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a Acequilabs a cualquier responsabilidad legal.
13. Autorización
El Tratamiento de Datos Personales que realiza Acequilabs en virtud de la presente Política, requiere del consentimiento libre, expreso, previo o al menos concomitante e informado del Titular. Acequilabs en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización podrá constar en medio físico o electrónico, escrito u oral, dependiendo del medio por el cual se recabo la información, siempre garantizando su posterior consulta. Al respecto, Acequilabs ha adoptado las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte del Titular.
El Titular acepta que los Datos Personales suministrados a Acequilabs sean objeto del Tratamiento establecido en la presente Política, en las formas y con las finalidades antes mencionadas. El Titular responderá, en cualquier caso, por la veracidad de los Datos Personales suministrados y Acequilabs se reserva el derecho a excluir de los servicios a todo usuario o cliente que haya facilitado datos falsos.
Al visitar el sitio web acequilabs.com.co o prestar su consentimiento para el tratamiento de datos personales por algún otro medio, el Titular acepta los Términos de la presente Política. Acequilabs no se hace responsable de las políticas, el contenido y las prácticas de otras compañías a las cuales el Titular pudiese acceder a través del sitio web acequilabs.com.co.
14. Cambios y Modificaciones a la Política
Acequilabs se reserva el derecho a modificar la presente Política en cualquier momento. No obstante, Acequilabs comunicará oportunamente al Titular de los Datos Personales, antes de que los mismos se implementen, cualquier cambio sustancial a la presente Política por el medio de comunicación que usualmente utilice Acequilabs en el curso normal de la relación con el Titular. En el evento, en que se trate de un cambio no sustancial, Acequilabs publicará a través del sitio web acequilabs.com.co dicho cambio.
Entiéndase por cambio sustancial cualquier modificación que involucre la identificación del Responsable o la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales.
15. Ley Aplicable
La presente Política se regirá por las leyes de la República de Colombia.
16. Vigencia de la Política.
La Política actualizada el [18-feb-2019]. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.